Czy tracisz klientów przez brak szybkiej reakcji?
Każdy przedsiębiorca wie, jak ważny jest stały kontakt z klientami. Opóźnienia w odpowiedziach, zapomniane follow-upy czy brak przypomnień mogą oznaczać utracone szanse sprzedażowe. Automatyzacja procesów w firmie może w tym znacząco pomóc.
Dobra wiadomość? Zoho CRM pozwala w pełni zautomatyzować powiadomienia dla klientów, dzięki czemu nie musisz martwić się o ręczne wysyłanie przypomnień czy wiadomości follow-up!
W tym artykule pokażemy Ci krok po kroku, jak skonfigurować automatyczne powiadomienia w Zoho CRM.
Krok 1: Określ, jakie powiadomienia chcesz wysyłać
Zanim przejdziesz do konfiguracji, warto zastanowić się, jakie powiadomienia będą najbardziej przydatne w Twoim biznesie.
- Przypomnienia o spotkaniach – Klient umówił się na rozmowę, ale często zapomina? Automatyczne powiadomienia pomogą mu nie przegapić terminu.
- Potwierdzenia zamówień i transakcji – Automatyczna wiadomość po dokonaniu zakupu buduje zaufanie i zwiększa profesjonalizm.
- Follow-upy po rozmowach – Brak reakcji klienta po spotkaniu? Zoho CRM może wysłać mu automatyczne przypomnienie.
- Powiadomienia o nowych ofertach – Informuj klientów o promocjach i ofertach specjalnych.
- Alerty o nieopłaconych fakturach – Zmniejsz liczbę opóźnionych płatności dzięki automatycznym przypomnieniom.
Krok 2: Skonfiguruj reguły workflow w Zoho CRM
Zoho CRM oferuje Reguły przepływu pracy, które pozwalają automatyzować procesu w firmie i na przykład automatycznie wysyłać wiadomości do klientów w zależności od określonych warunków.
Jak to zrobić?
Przejdź do Zoho CRM i wybierz „Automatyzacja” → „Reguły Workflow”
Kliknij „Utwórz nową regułę” i wybierz moduł, do którego ma się odnosić powiadomienie (np. „Leady” lub „Kontakty”).
Wybierz warunek wyzwalający powiadomienie, np.:
- „Jeśli status leadu zmieni się na ’Zainteresowany’”
- „Jeśli data spotkania z klientem zbliża się do 24 godzin”
- „Jeśli faktura nie została opłacona przez 7 dni”
Wybierz akcję do wykonania i ustaw „Wyślij e-mail” lub „Wyślij SMS” jako automatyczne powiadomienie.
Wybierz gotowy szablon wiadomości lub utwórz własny.
Przykład wiadomości follow-up:
Zapisz regułę i gotowe!
Krok 3: Wykorzystaj Blueprint do bardziej zaawansowanych powiadomień
Jeśli chcesz bardziej szczegółowo kontrolować procesy w CRM, warto wykorzystać funkcję Zoho Blueprint.
Co daje Blueprint?
- Automatyczne powiadomienia wysyłane na różnych etapach sprzedaży
- Możliwość przypisywania zadań i przypomnień dla zespołu
- Personalizacja komunikacji dla różnych typów klientów
Jak włączyć Blueprint?
- Przejdź do Automatyzacja → Blueprint
- Wybierz moduł (np. „Leady” lub „Umowy”)
- Określ kroki procesu (np. „Kontakt z klientem” → „Prezentacja oferty” → „Finalizacja”)
- Dodaj automatyczne powiadomienia na wybranych etapach
Dzięki temu możesz sprawić, że Zoho CRM sam przypomni klientowi o Twojej ofercie w kluczowym momencie procesu sprzedaży!
Krok 4: Personalizuj wiadomości dla lepszej skuteczności
Klienci uwielbiają personalizowane wiadomości, więc zamiast standardowego „Dzień dobry”, używaj zmiennych:
Przykład:
“Hej [Imię], wiemy, że interesujesz się [Produkt]. Jeśli masz pytania, chętnie pomożemy! Kliknij tutaj, by dowiedzieć się więcej: [link]”
Możesz również dodać specjalne rabaty lub promocje, np.:
“Tylko dziś -10% na Twój pierwszy zakup! Skorzystaj z oferty: [link]”
Pamiętaj! Dobra automatyzacja to nie tylko oszczędność czasu, ale także większa skuteczność sprzedaży.
Krok 5: Testuj i optymalizuj automatyzację
Po ustawieniu powiadomień warto regularnie sprawdzać ich skuteczność.
Monitoruj w Zoho CRM:
- Które wiadomości są najczęściej otwierane?
- Ile leadów konwertuje po automatycznych follow-upach?
- Jakie powiadomienia działają najlepiej?
Dzięki analizie możesz dopracować strategię i jeszcze lepiej dopasować komunikację do klientów!
