Jak Love Travels oszczędza czas dzięki automatyzacji wysyłki umów po zakupie wycieczki
Love Travels specjalizuje się w organizacji wycieczek turystycznych, oferując niezapomniane podróże dla klientów, którzy poszukują wyjątkowych doświadczeń. Dostarcza kompleksowe usługi związane z planowaniem i realizacją wyjazdów, dbając o każdy szczegół – od wyboru atrakcyjnych destynacji po pełne wsparcie logistyczne. Firma koncentruje się na tworzeniu spersonalizowanych ofert, które pozwalają klientom cieszyć się relaksem i przygodą w najbardziej malowniczych zakątkach świata.
Wyzwanie, przed którym stanęła firma Love Travels, polegało na ręcznym obsługiwaniu procesu wysyłania umów do klientów, którzy rezerwowali wycieczki. Każda umowa musiała być przygotowywana i wysyłana indywidualnie, a dane dotyczące klienta oraz wycieczki były wprowadzane ręcznie, co było nie tylko czasochłonne, ale również obarczone ryzykiem pomyłek. Proces ten zajmował znacznie więcej czasu, niż powinien, ograniczając zespół Love Travels w innych kluczowych obszarach działalności. Czas poświęcony na ręczne przygotowywanie umów mógł być wykorzystany na promowanie firmy w internecie i rozwój nowych działań marketingowych, co wpłynęłoby na zwiększenie liczby rezerwacji i widoczności marki.
Rozwiązaniem problemu Love Travels była wtyczka Agreements automation by Webiee, która automatyzuje cały proces generowania i wysyłki umów. Po każdym złożonym zamówieniu na wycieczkę na stronie internetowej Love Travels, wtyczka pobiera niezbędne dane z zamówienia i automatycznie generuje dokument umowy. Następnie umowa jest wysyłana do klienta, a kopia trafia do zespołu Love Travels. Dzięki temu proces został znacznie uproszczony, eliminując ręczne wprowadzanie danych i oszczędzając cenny czas.
Kluczowe informacje zawarte w automatycznie generowanej umowie to m.in.:
- ID zamówienia/numer umowy: zapewnia to ciągłość i porządek w dokumentacji
- Nazwa produktu: wycieczki, na którą zdecydował się klient
- Termin wycieczki: daty kluczowe dla klienta
- Liczba osób wraz z ich danymi: dane uczestników wycieczki
- Całkowita kwota pozostała do zapłaty: uwzględniając fakt, że klient płaci zaliczkę na początku
- Termin płatności: do kiedy należy uregulować resztę należności
- Usługi wliczone i niewliczone w cenę: szczegółowy opis oferty
- Dodatkowe informacje, np. dotyczące RODO: zapewniające zgodność z przepisami
Dzięki automatyzacji, Love Travels nie tylko przyspieszyło ten proces, ale również poprawiło jego dokładność i mogło skupić się na działaniach marketingowych oraz rozwoju firmy w internecie.
Wprowadzenie wtyczki Agreements automation by Webiee przyniosło Love Travels znaczące rezultaty i korzyści:
- Redukcja czasu potrzebnego na obsługę umów o 90%: dzięki automatyzacji, czas spędzany na ręcznym przygotowywaniu i wysyłaniu umów skrócił się z kilku godzin tygodniowo do zaledwie kilku minut
- Zwiększenie efektywności pracy: zespół Love Travels zyskał dodatkowe 20 godzin miesięcznie, które teraz może poświęcić na promowanie firmy i pozyskiwanie nowych klientów
- Zero błędów w umowach: automatyzacja wyeliminowała ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych, co zwiększyło zaufanie klientów i zapewniło ciągłość dokumentacji
- Szybsza obsługa klienta: dzięki automatycznej wysyłce umów natychmiast po dokonaniu płatności, klienci otrzymują dokumenty o 100% szybciej niż wcześniej, co poprawiło ich doświadczenie z marką
- Lepsze zarządzanie płatnościami: klienci mają teraz jasny obraz kwoty pozostałej do zapłaty i terminu płatności, co zmniejszyło liczbę zapytań związanych z płatnościami o 25%
- Dzięki tym korzyściom Love Travels mogło skupić się na strategicznych działaniach, takich jak rozwój w internecie, co przełożyło się na wzrost zainteresowania ich ofertą turystyczną
